دبي: «الخليج»
يشكل سفر الأعمال حجر الزاوية للنجاح العالمي، ومحركاً للعلاقات الجيدة مع العملاء والتعاون بين أفراد الفريق، وتحقيق النمو على الصعيد المهني. لكن وعلى الرغم من أهميته، إلا أن تخطيط رحلات الأعمال وإدارتها غالباً ما تكون أشبه بالمتاهة من حيث تعقيداتها واستهلاكها للوقت والانتكاسات العديدة التي قد تواجهها.
ويشير جواو كارفاليو، المدير التنفيذي لشركة «إس إيه بي كونكر» في منطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا، العاملة في إدارة السفر والنفقات والفواتير المتكاملة، إلى أن البيانات الأخيرة الصادرة عن الشركة كشفت أن 82% من مسافري الأعمال أفادوا بأن شركاتهم تحتاج إلى موافقات مسبقة لرحلات الأعمال الخاصة بهم، فيما شهد 67% زيادة في التركيز على هذه الإجراءات في شركاتهم، خلال عام 2024.
ويضيف: «قد تشكل موافقات السفر التقليدية عبئاً ثقيلاً على الموظفين والمديرين على حد سواء، وقد تستغرق ساعات من البحث، من أجل المواءمة مع التفضيلات وضمان التوافق مع توجيهات الشركات وميزانياتها».
ويسلط كارفاليو الضوء على حقيقة أن الذكاء الاصطناعي يسهم في إحداث تحول جذري في كيفية تعامل الشركات مع الترتيبات اللوجستية الخاصة بالسفر، وأوضح: «يقوم الذكاء الاصطناعي بإحداث تحول في تجربة المسافرين ومديري السفر، من خلال أتمتة العمليات التي تستغرق وقتاً طويلاً، وضمان الامتثال للسياسات. ويمكن للمسافرين إتمام عملية حجز مبسطة تقلل من الوقت اللازم للتخطيط من أيام إلى دقائق، من خلال الاستفادة من المساعدين الرقميين المعززين بالذكاء الاصطناعي».
ويكشف كارفاليو ثلاث طرائق يقوم المساعدون الرقميون المعززون بالذكاء الاصطناعي من خلالها بتبسيط عملية تخطيط السفر:
خط سير الرحلة
قد يبدو تخطيط السفر في بعض الأحيان أشبه بتجميع أجزاء أحجية معقدة، إذ يتطلب تنسيق العناصر الرئيسية مثل مواعيد الرحلات وحجوزات الفنادق والنقل والتفضيلات الشخصية، الاهتمام بالعديد من التفاصيل الدقيقة.
سياسات الشركات
ما أن يتم تسليم مسار الرحلة حتى تتم مراجعته، فإنه يخضع لكشوف امتثال متعددة، قد تؤدي إلى تعديلات يمكنها أن تتسبب بتأخير الحجوزات، ويقوم الذكاء الاصطناعي بتبسيط هذه العملية من خلال دمج تقديرات التكلفة بشكل مباشر في مساراتها وضمان التوافق بينها منذ بداية العملية.
وتشير التقديرات إلى أن جميع مسافري الأعمال تقريباً (95%) منفتحون على استخدام الذكاء الاصطناعي لحجز رحلاتهم، حيث يمكن لهذه الأدوات مع التدريب المناسب تحسين كفاءة التخطيط بشكل كبير.
تدوين النفقات
أصبح بمقدور المساعدين الرقميين المعززين بالذكاء الاصطناعي الآن، وبدقة تقدير تكاليف السفر، ورصد نفقات السفر وإعداد التقارير عنها، وتعبئة تقارير النفقات بالمعلومات بدقة وسرعة.